Le contexte
Avec la crise sanitaire, les protocoles d’audit se modifient : l’audit à distance (remote assessment) est désormais une réalité.
Les plus-values sont multiples : continuité des activités dans un contexte d’urgence, réduction des coûts lorsque ceux-ci sont externalisés.
Afin que les audits à distance soient un succès pour votre entreprise, voici plusieurs conseils pratiques tirés de notre expérience et des recommandations de l’IAF (International Accréditation Forum).
Au préalable
Un travail préparatoire est nécessaire pour garantir l’efficacité de l’audit à distance.
Quelques jours avant l’audit, veillez à transmettre par email l’ensemble des documents utiles à l’auditeur. Ces documents devraient comprendre : les descriptions des processus, procédures et ou instructions associées.
L’objectif ? Que l’auditeur puisse prendre connaissance de la documentation applicable en amont de l’activité d’audit à proprement dite. Si des modifications devaient être opérées par la suite sur ces documents, prévenez l’auditeur des modifications effectuées.
Un audit consiste à examiner un échantillon de cas, dossiers, projets ou tout d’autres éléments « transformés » par le processus. Assurez-vous de disposer de ces informations en version numérique et directement accessibles depuis votre ordinateur. Si malgré tout vous ne disposez que de versions papier de documents probants, l’idéal est de les numériser. Sinon, ils pourront toujours être présentés devant la webcam.
Lors d’un audit à distance, la mise à disposition de documents via des logiciels de téléconférence peut s’avérer en contradiction avec votre politique de confidentialité. Si nécessaire, assurez-vous avant l’audit que les documents qui seront examinés puissent être effectivement présentés.
Configuration technique recommandée
Ordinateur avec webcam
Afin de réduire l’écho acoustique, prévoyez d’avoir à disposition un casque-micro.
Pour ce qui est des logiciels de webconférence, nous vous recommandons deux outils validés : Teams de Microsoft et Webex de Cisco. Si vous ne disposez pas de licence professionnelle, vous pouvez les utiliser gratuitement.
Test de connexion avant une première utilisation : Nous vous recommandons de convenir d’un rendez-vous avec l’auditeur quelques jours avant l’audit pour s’assurer que tout est opérationnel.
Si possible, passez plutôt par une connexion par câble ou en tout cas d’être à proximité du Wifi.
Pendant l’audit à distance : facteurs de succès
Plusieurs personnes peuvent participer à l’audit. Toutefois, nous vous recommandons de limiter les connexions simultanées. L’objectif ? Garantir une communication fluide et éviter les latences (retards) lors du partage de bureau. Désignez également une seule personne qui prendra le « lead » de la communication avec l’auditeur.
Assurez-vous de maintenir un environnement adapté (pas de bruit de fond) et prévenez au préalable vos collègues d’éviter de vous déranger. L’objectif ? Etre totalement concentré sur l’activité d’audit.
Enfin, vous serez amené à partager votre écran pour présenter des documents. Pensez donc à suspendre tous systèmes de notifications (par exemple les alertes mails) et à masquer tous documents ou données personnelles.