Lors d’un audit, l’auditeur expérimenté cible dès le départ les zones à risque ou des non-conformités pourraient se glisser. Ces domaines propices aux écarts sont omniprésents, quel que soit le type d’organisation. Voici quelques exemples concrets :
1. Activités complexes
Au sein d’activités complexes, des pratiques informelles peuvent se développer, entraînant potentiellement des divergences par rapport aux procédures approuvées, voire même générer des comportements à risque. L’auditeur doit garder en tête la possibilité de telles pratiques.
2. Procédures obsolètes
L’obsolescence des procédures représente un autre défi potentiel. Durant l’audit, il est crucial de vérifier l’approbation et la date de la dernière révision pour chacune. Si la dernière révision remonte à plus de deux ans ou si la procédure a été élaborée ou validée par un individu ayant quitté l’entreprise, il se peut que la procédure ne reflète plus les activités actuelles. Pour éviter cela, il est recommandé d’établir un calendrier de révision des procédures et de la documentation associée.
3. Interfaces entre les processus
Une communication efficace est essentielle pour le bon fonctionnement de toute organisation. Les non-conformités ont souvent pour origine des problèmes de communication entre les différents processus du système. Lorsque plusieurs processus interagissent pour atteindre un objectif, il est primordial de garantir la cohérence des informations. Assurer la correspondance entre les éléments de sortie d’un processus et les éléments d’entrée des processus associés est vital.
4. Installations et équipements
Les équipements doivent suivre les évolutions constantes des demandes clients et des technologies. Tout équipement vieillissant, mal entretenu ou inadapté à la technologie actuelle peut signaler un problème. Afin de pallier aux risques, il est nécessaire de s’assurer que les équipements respectent les exigences en vigueur et de conserver les informations documentées qui confirment leur conformité (par exemple : la déclaration CE).
5. Solutions provisoires
Les solutions temporaires ont tendance à devenir permanentes. Les mesures palliatives peuvent non seulement ne pas résoudre le problème initial, mais elles risquent également de perturber davantage le fonctionnement global à cause de leur nature temporaire. Lorsque de telles mesures sont identifiées, il est nécessaire d’évaluer leur durabilité et leur efficacité à atteindre l’objectif visé.
6. Communication insuffisante avec le client
Ironiquement, des problèmes de non-conformité peuvent découler d’une mauvaise communication du client. Pour éviter cela, assurez-vous que toutes les exigences sont clairement définies par le client et que tout écart par rapport à la demande initiale du client a fait l’objet d’une confirmation écrite du client.
Pour conclure
En gardant un œil attentif sur ces cibles évidentes, les auditeurs peuvent non seulement identifier les zones à risque au sein des organisations, mais aussi renforcer l’efficacité de leurs évaluations.
Pour les organismes audités, la reconnaissance de ces domaines vulnérables offre une préparation optimale à l’audit, tout en fournissant des preuves substantielles pour appuyer leur situation actuelle. Ainsi, les problèmes potentiels peuvent être anticipés, contribuant à une conformité accrue, une meilleure efficacité opérationnelle et des performances globales plus solides.